Tips para que una reunión sea productiva

Tips para que una reunión sea productiva

Facebook
Facebook
LinkedIn
SOCIALICON
Google+
Google+
https://event-one.com/es/tips-para-que-una-reunion-sea-productiva/">
YouTube
INSTAGRAM

A lo largo de la jornada laboral asistimos o preparamos reuniones de todo tipo. Pero en más ocasiones de las que quisiéramos, estas reuniones no resultan todo lo productivas que debieran. La poca efectividad puede deberse a múltiples factores: exceso de temas, escasez de  tiempo, poca preparación, falta de coordinación, etc.

Event One, como empresa especializada en preparación y organización de reuniones y eventos, te ofrece los siguientes consejos para aumentar la productividad, que finalmente, es el objetivo de las reuniones:

  • Preparación de la reunión. Es muy importante planificar de forma adecuada los temas de la reunión, tanto si actúas como coordinador, como si participas activamente en ella. Elabora un guión o una presentación con todos los puntos a tratar para tener todo controlado.
  • Puntualidad. Por consideración a ti mismo y a los demás, y para poder gestionar de forma correcta el tiempo de la reunión, la puntualidad es imprescindible. De esta forma, respetas tu propio trabajo y el del resto de asistentes, algo que siempre es de agradecer. La impuntualidad implica repeticiones de temas, retrasos en las decisiones y una importante pérdida de tiempo para todos.
  • Orden del día. Se debe registrar en el orden del día las líneas básicas de la reunión, que deberían estar redactadas y distribuidas entre los participantes con una antelación razonable. Así los participantes conocerán de forma anticipada los puntos sobre los que versará la reunión y la sesión se agilizará considerablemente.
  • Turno de ruegos y preguntas. En los últimos minutos de la reunión se abrirá un turno abierto, de tiempo reducido, para temas secundarios relacionados con el desarrollo propuesto. Si surgen temas nuevos, se anotarán convenientemente pero, deberán analizarse en futuras reuniones.
  • Duración. Conviene establecer una hora de inicio y otra de conclusión de la reunión. Siempre es conveniente ceñirse a un horario para no alargar la sesión hasta el infinito.
  • Coordinación y dirección. En toda reunión hay una persona que ejerce el liderazgo de la misma, que marca los tiempos y organiza los acuerdos o resultados alcanzados.
  • Acta de la reunión. Como colofón a la sesión, deben anotarse los acuerdos en un acta, que en la medida de lo posible debería elaborarse al mismo tiempo que se desarrolla la propia reunión. De este modo se anotará todo lo que se ha comentado y siempre se contará con un modo sencillo para posibles revisiones futuras.
  • Espacio de reunión. Debe tenerse una sala adecuada para la clase de reunión que se está llevando a cabo. Los asistentes se dispondrán en la mesa de reuniones en función del organigrama que ocupan en la empresa o de la relevancia de su participación.
  • Material de apoyo. El material multimedia de apoyo para la reunión, como proyectores, pizarras digitales u ordenadores, resulta de gran utilidad, e incluso en ocasiones, es imprescindible.

Garantiza el éxito de tus eventos y celebraciones. Confía en nuestra experiencia profesional y tú disfruta el momento.

Event One: Comunicating Emotions

Facebook
Facebook
LinkedIn
SOCIALICON
Google+
Google+
https://event-one.com/es/tips-para-que-una-reunion-sea-productiva/">
YouTube
INSTAGRAM
No Comments

Post A Comment

*

Facebook
Facebook
LinkedIn
SOCIALICON
Google+
Google+
https://event-one.com/es/tips-para-que-una-reunion-sea-productiva/">
YouTube
INSTAGRAM